Порядок рассмотрения обращений граждан
и юридических лиц
1. Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день передаются делопроизводителем заведующему.
2. Поручения руководства учреждения по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций. Резолюция может оформляться на отдельном листе, прилагается к обращению.
Резолюции присваивается регистрационный номер обращения с указанием даты ее подписания.
3. Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает заведующий. Данное решение оформляется в форме резолюции.
4. По обращению руководством учреждения принимается одно из следующих решений:
о рассмотрении обращения по существу в учреждении;
о направлении обращения на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;
об оставлении обращения без рассмотрения по существу;
о прекращении переписки;
о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения;
о принятии обращения к сведению.
5. Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти рабочих дней возвращаются заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.
6. Направление в государственные органы, организации обращений с сопроводительными письмами, ответов (уведомлений) заявителям осуществляется делопроизводителем на их почтовые адреса и посредством системы обращений.
7. Резолюции заведующего должны содержать четкие и конкретные указания исполнителю (исполнителям) о порядке рассмотрения обращения, направлении или подготовке ответа заявителю.
В случаях, когда резолюцией заведующего определено несколько исполнителей, лицом, ответственным за направление ответа либо подготовку заявителю ответа по существу, является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.
8. Рассмотрение по существу обращений, направленных в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией, может быть поставлено на контроль в учреждении образования по решению заведующего.
9. Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения исполнителями незамедлительно возвращаются делопроизводителю.
10. Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается начальником отдела на основании заключений, подготовленных исполнителями в соответствии с их компетенцией.
Уведомление заявителю об оставлении обращения без рассмотрения по существу подписывается заведующим.
В случае оставления без рассмотрения обращения, поданного посредством системы обращений, уведомление заявителю об оставлении без рассмотрения обращения оформляется делопроизводителем.
11. В случае получения заявления об отзыве заявителем обращения решение о прекращении рассмотрения принимается заведующим учреждения образования.
Делопроизводителем возвращаются заявителю оригиналы документов, приложенных к обращению, с сопроводительным письмом.
12. Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается заведующим учреждения образования.
13. Руководством учреждения по результатам проверки сведений, содержащихся в жалобе заявителя, который не удовлетворен результатами рассмотрения его обращения, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов выдается обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов (далее – предписание).
14. Предписание, выдаваемое руководством учреждения, уведомление заявителю о его направлении подготавливается исполнителем, которому поручено рассмотрение жалобы, визируется заведующим. Предписание оформляется по форме согласно приложению 1. Предписанию присваивается регистрационный индекс жалобы.
15. Рассмотрение обращения, поставленные на контроль в учреждении, в течение трех рабочих дней со дня рассмотрения обращения (исполнения предписания) направляют о результатах рассмотрения обращения (предписания) заявителю.
16. Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона.
Заведующим может устанавливаться сокращенный срок рассмотрения обращения.
Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10, 15 и 17 Закона.
17. Контрольный срок рассмотрения обращения – 15 дней. Заведующим может быть определен иной контрольный срок рассмотрения обращения.
18. В случае необходимости исполнитель до истечения пятнадцатидневного контрольного срока рассмотрения обращения сообщает о мотивах изменения контрольного срока заведующему. Информация об изменении контрольного срока рассмотрения обращения вносится делопроизводителем в журнал регистрации письменных обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
19. Срок рассмотрения обращения, определенный заведующим, может быть продлен по решению заведующего на основании письменного ходатайства исполнителя.
20. В случаях, предусмотренных частью второй пункта 3 статьи 17 Закона, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается заведующим на основании письменного ходатайства исполнителя, представленного за три рабочих дня до истечения одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращения.
К письменному ходатайству прилагаются проекты уведомления заявителю, сообщения государственным органам, организациям, у которых обращение находится на контроле, о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказание услуг) или сроках рассмотрения обращения по существу.
21. При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.
22. Повторные обращения признаются необоснованными, решения о прекращении с заявителем переписки, оставлении обращения без рассмотрения по существу принимается заведующим на основании заключений, подготовленных исполнителем. К заключению прилагается проект уведомления заявителю.
23. В случае, если повторное обращение поступило в учреждение образования из государственного органа, организации и поставлено им на контроль, исполнителем, ответственным за рассмотрение предыдущего обращения, подготавливается проект сообщения о том, что с заявителем прекращена переписка, с изложением сути ответа (уведомления) на предыдущее обращение по существу.
24. В случае, выявления фактов ненадлежащего рассмотрения обращения, допущенными при его рассмотрении нарушениями законодательства об обращениях граждан и юридических лиц, руководствуясь пунктом 11 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц», виновные должностные лица, нарушившие порядок рассмотрения обращения привлекаются к дисциплинарной ответственности.
25. Проект представления по форме согласно приложению 2 подготавливается исполнителем, рассматривающим обращение.
26. Исполнителем представляются заведующему проекты ответов заявителям, государственным органам, организациям, средствам массовой информации, у которых рассмотрение обращений находится на контроле, о результатах рассмотрения обращений, материалы, содержащие заключения по изложенным в обращениях доводам и обстоятельствам, с приложением подтверждающих документов, а также сведения о мерах, принятых по решению вопросов, изложенных в обоснованных обращениях.
27. Регистрация поступающих в учреждение ответов (уведомлений, информаций) по обращениям осуществляется делопроизводителем путем проставления регистрационного штампа на оборотной стороне последней страницы ответа с указанием даты его поступления.
28. Письменные ответы (уведомления) заявителям на обращения, рассматриваемые учреждением, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям заведующего и подписываются заведующим.
29. Ответы в государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в учреждение с предписаниями, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям заведующего и подписываются заведующим.
30. Ответы лицам, должности которых включены в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 8 ноября 2001 г. № 644, поставившим рассмотрение обращения на контроль, о результатах рассмотрения обращений визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям заведующего и подписываются заведующим.
31. Документы для визирования в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, представляются должностным лицам не позднее трех рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения, предписания, представления, поручения.
32. В ответах, направленных в государственные органы, организации, по находящимся на контроле обращениям и предписаниям указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.
33. Датой ответа заявителю является дата его подписания.
Подписывается два экземпляра ответа, второй экземпляр ответа остается в материалах по рассмотрению обращения.
В случае направления ответа на обращение посредством системы обращений изготавливается один экземпляр ответа заявителю, который остается в материалах по рассмотрению обращения.
34. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, возвращаются делопроизводителю.
35. Ответу (уведомлению) на обращение присваивается регистрационный индекс обращения.
36. Письменные ответы (уведомления) на обращения, подписанные заведующим, направляются заявителям делопроизводителем по реестру отправки корреспонденции простым почтовым отправлением, а также в электронном виде посредством системы обращений в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день (в пределах установленного законодательством срока для рассмотрения обращений).
37. Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний осуществляется делопроизводителем.
38. Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на заведующего.
39. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной или электронной форме, а также уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15, 17 и 21 Закона.
40. Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в учреждение, принимаются заведующим.
41. По результатам рассмотрения обращений, поставленных в учреждении на контроль, на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока – в сроки, установленные заведующим.
42. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителями своих обращений, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения государственным органам, организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки) и отметка о выдаче предписания и его исполнении должны точно и своевременно отражены в журнале регистрации письменных обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц делопроизводителем.
Сведения о завершении процесса рассмотрения обращений отражаются делопроизводителем в системе обращений.
43. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
Отметка об исполнении и направлении в дело обращений заявителей отражается делопроизводителем в системе обращений и журнале регистрации письменных обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
В случае отзыва заявителем своего письменного обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения.
Отметка об отзыве заявителем электронного обращения отражается в системе обращений, а также в журнале регистрации письменных обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц
